Gå til indhold

Reduktion af risiko og medarbejderomkostninger hos stor dansk hotelkæde

Automatisering af finansiel rapportering skaber effektivitet og gennemsigtighed hos stor dansk hotelkæde

Konsulenter på opgaven

Søren Vadmand

Søren Vadmand

Christian Dahl Olin

Christian Dahl Olin

Frederik Jørgensen

Frederik Jørgensen

Daniel Christensen

Daniel Christensen

Sektor: Service

Region: Skandinavien

Data strategy
Data hub
Business intelligence
Artificial intelligence
Data streaming
Identify.svg

Identifikation

Udfordringer og muligheder

En stor dansk hotelkæde kontaktede os da den var udfordret af den stigende konkurrence, usikkerhed og ustabilitet under COVID-19. Da virksomhedens omsætning tog et dyk, blev minimering af driftsomkostninger en topprioritet. Indtil da havde virksomheden været afhængig af, at medarbejdere indberettede al regnskab og materiale manuelt. Dette udmundede sig til menneskelige fejl i data, da få medarbejdere besad al nødvendig information og ansvar. 

Virksomheden kontaktede Copenhagen Data, så vi kunne hjælpe dem med at finde en smartere måde at indsamle og bruge deres data. Vi identificerede muligheden for et automatiseret rapporteringsflow. Dette ville forbedre den overordnede integritet, fleksibilitet og detaljering af data og samtidig mindske risikoen for menneskelige fejl. Det ville også lette muligheden for nøjagtig og punktlig økonomisk indsigt. På den måde ville der blive brugt færre ressourcer og driftsomkostninger på manuel rapportering og on-boarding. Vi udviklede et implementerings-roadmap over de skitserede leverancer der skulle laves.

Qualify.svg

Kvalifikation

Analyse og evaluering

Efter at have identificeret virksomhedens udfordringer og muligheder, gik vi videre til at kvalificere de enkelte dataprojekter. Vi analyserede og evaluerede konfigurationen og designet af rapporteringssystemet gennem prototyping, planlægning og interessentinddragelse. Vi kvalificerede et helt nyt data warehouse der systematiserede og specificerede alle tidligere og fremtidige fakturaer i et detaljeret økonomisk og operationelt rapporteringssystem. Systemet muliggjorde gennemsigtighed af virksomhedens salg og omkostninger gennem en drill-down funktion, der kunne indsnævre hvert enkelte faktura. Daglige rapporter, KPI'er og balance-sheets blev automatisk opdateret, hvilket skabte et opdateret overblik over hver måneds overskud og tab.

 

Drill-down systemet muliggjorde et præcist, visuelt overblik over virksomhedens økonomi og udgifter. Formålet med dette data warehouse var at samle alle vigtige data under ét tag for dermed at eliminere risikoen for tabt viden, menneskelige fejl og forsinkelser. Vi sørgede for at engagere ledelsen og relevante projektinteressenter, så vi kunne sikre deres gradvise læring og strukturere deres fremtidige afhængigheder i forhold til det nye datasystem.

Realize.svg

Realisering

Implementering og overdragelse

Processen fra kvalificering af planen til realisering af målene tog Copenhagen Data 2,5 måneder. I korte udviklingscyklusser designede, udviklede og overdrog vi dataløsningerne. Det automatiserede rapporteringssystem muliggjorde detaljerede tværorganisatoriske økonomiske rapporter med et strømlinet design og selvbetjeningsfunktioner. Copenhagen Data gennemførte også en overdragelsesplan, hvor medarbejdere og ledelse blev trænet i at bruge dataløsningen.

 

Vi udrullede datasystemet ved at garantere at support og funktionalitet var i mål på alle medarbejderes enheder. Med det nye system kunne ledelsen se en daglig rapport på vej til arbejde, eller controllere kunne dykke ned i specifikke fakturaer direkte fra deres arbejdsstation. Herigennem var tiden med manuel rapportering forbi, driftsomkostninger blev sparet, og virksomheden nød godt af automatiserede økonomiske indsigter.

Resultater

  • Reduktion af risiko og medarbejderomkostninger gennem automatisering af processer 
  • Helt ny præsentation af data inklusive daglige rapporter, balancer og KPI'er
  • Ny vital indsigt om forretningsdrift gennem øget rapporteringsdetaljer og muligheden for at lave drill down til individuelle vedhæftede filer
  • Skiftet fra manuel push til automatiseret on-demand rapportering har øget handlingshastigheden
  • Centralisering og forbedret adgang til rapportering muliggør deling af finansiel viden på tværs af organisationen