Identificering
Udfordringer og muligheder
En af nordens største serviceorganisationer kontaktede os, da den brugte for meget tid og for mange omkostninger på manuel administration. Serviceorganisationen udbyder specialiseret viden og rådgivning til virksomheder. Dens sagsområder strækker sig bredt, og omfatter blandt andet ansættelsesret, offentlige overenskomster, iværksætteri og globale markedsforhold. Da virksomheden kontaktede os, var dens sager præget af ikke-digitaliserede informationer samt ukontrolleret materiale der var spredt i forskellige dokumenter, e-mails og menneskehænder. Som følge heraf, blev dens sager sjældent lukket korrekt, hvilket betød at relevante informationer ofte kunne gå tabt eller være svære at finde. Udfordringen lagde et pres på erfarne medarbejdere stod tilbage med meget ansvar for blandt andet nye medarbejdere, der havde en lav grad af selvhjulpenhed. I sidste ende førte disse problematikker til en høj turnover-rate, faldende servicekvalitet og en mangel på ensartethed i virksomhedens sager.
I samarbejde med virksomheden identificerede vi muligheden for et nyt system. Vi besluttede os for at automatisere administrationsprocessen i forbindelse med sagsbehandling, ved at ’tagge’ sager med de korrekte nøgleord samt de korrekte ansvarlige. På den måde kunne virksomheden være sikker på at den havde troværdig information om hver sag, hvilket ultimativt ville forbedre produktiviteten via genanvendelighed af en standard proces. Hertil ville onboarding-processen blive optimeret, da relevant information fra tidligere sager ville være lettere tilgængeligt. Til sidst havde løsningen en markant effekt på medarbejdertilfredsheden, og kvaliteten og ensartetheden som skulle kendetegne virksomhedens services.
